日本企業在台灣設立代表人辦事處：公司法第386條申請流程查核

日本企業想進入台灣市場，但暫時不在台灣設立分公司「營業」，只派代表人設置據點時，法律形態之一是辦事處。依公司法第386條現行條文，這是向主管機關辦理的辦事處登記，主管機關實務上是經濟部商業發展署。

民國107年修正後，舊制「指派代表人報備／常駐才設辦事處」的兩段式規定已刪除；現行第1項直接規範「設置辦事處應申請登記」，第2項為廢止登記，第3項為代表人缺位或他遷不明時主管機關得廢止。投資臺灣入口網FAQ仍可見舊條文用語，以全國法規資料庫現行條文為準。

本文整理設立流程與商業發展署應備文件，不構成法律建議。個別企業的業務範圍、稅務身分與合規義務，應由在台灣合格的會計師或律師按個案複核。

辦事處、分公司、子公司：三種型態的根本差異

投資臺灣入口網（經濟部）將外國公司在台的主要型態分為三種，性質不同，應備文件與主管機關也不同。

辦事處：依現行公司法第386條第1項，外國公司因無意在中華民國境內設立分公司營業，未經申請分公司登記而派代表人設置辦事處者，應申請主管機關登記。投資臺灣入口網仍用舊條文「報備／常駐辦事處」的說法，與現行條文不一致時以法規資料庫為準。辦事處無獨立台灣法人資格；得從事哪些行為、是否構成「營業」而應改設分公司，以商業發展署認定為準。

外國公司分公司：以營利為目的，是日本母公司在台的延伸。需先向商業發展署申請外國公司認許及分公司設立登記，可在台灣直接從事商業行為、開立發票、收取款項，但母公司對台灣分公司的法律責任直接承擔。日本企業如何設立分公司的步驟，可參閱日本企業在台灣設立分公司的官方5步驟說明。

台灣子公司（外資法人）：依台灣公司法組織登記，是台灣獨立法人，先預查名稱、再申請僑外投資、匯入資金、資金審定，最後辦理公司設立登記。全流程可參閱日本投資人來台新設公司的7個步驟說明。

辦事處能做什麼，不能做什麼

這個界線不能只靠第386條自行對號入座。

現行第386條已不再使用「為業務上之法律行為」這句（立法說明指出辦事處行為不必限於該範圍，蒐集市場資訊等事實行為亦無不可）。條文本身也沒有列舉「可以簽約、報價」或「不能開立統一發票」。

可以確定的是：無意在台設立分公司營業，才走辦事處登記；若從事經常性、反覆性商業活動，主管機關可能認為應改設分公司或子公司。具體能不能簽約、收款、開立發票、申請進出口廠商登記，以商業發展署登記事項與國稅局稅籍認定為準，本文不寫成確定清單。

稅務上，是否辦理稅籍、如何申報，同樣以國稅局對該辦事處的認定為準，不能從公司法直接推導「每年一定要報營所稅」或「一定不用報」。設立前後應與在台會計師確認。

商業發展署的應備文件清單

以下是商業發展署官方公告的設立辦事處應備書件（非陸資外商一般適用，陸資另有規定）：

1. 申請書（委託會計師或律師代理者，須另附委託書一份）
2. 其他機關核准函（依法應先取得目的事業主管機關許可者須附；無則免送）
3. 法人資格證明文件影本（須為母公司所在地之公司登記主管機關出具）
4. 在台代表人授權書（主管機關必要時得要求經公認證）
5. 在台代表人身分證明文件影本（商業發展署僅寫「身分證明文件影本」；護照或身分證格式以當時書表說明為準）
6. 建物所有權人同意書影本及所有權證明文件影本（登記地址的建物所有權人出具同意書，並載明同意提供使用的公司名稱；建物若為公司自有或附租賃契約影本，可免附同意書。新申請外國公司辦事處登記者，此文件可於核准登記日次日起30日內補送）
7. 外國公司辦事處設立登記表 兩份
8. 登記費：新台幣1,000元

文件要求中「法人資格證明文件」須由日本母公司所在地的登記主管機關出具，通常需要驗證（公認證或認證），這個步驟的準備時間往往比台灣境內的申請手續更長，建議提早安排。

申請流程的四個步驟

依商業發展署與實務慣例，設立流程大致如下：

步驟一：準備母公司文件並完成驗證 以商業發展署清單為準，核心是法人資格證明（須由母公司所在地公司登記主管機關出具）。實務上常需公認證與中文譯本，準備時間往往比台灣境內送件更長；實際驗證管道以商業發展署當時規定為準，不要自行添加章程、董事名冊等未列文件當必備。

步驟二：向商業發展署申請辦事處設立登記 準備完整文件後，向經濟部商業發展署提交設立辦事處申請。委託代理人（會計師或律師）辦理時，需同時附上委託書。

步驟三：核准後確認稅籍與其他登記 商業發展署核准辦事處登記後，是否另向國稅局辦理稅籍、如何申報，以國稅局認定為準。不要假設「核准＝已完成全部稅務義務」，也不要假設「辦事處一定免稅」。

步驟四：如有僱用員工，確認加保與工作許可 若有正式員工，應向勞保局與健保署確認能否作為投保單位並辦理加保。代表人本人若為外國人，在台工作與居留仍應依就業服務法及移民規定另行確認。就業金卡是另一條路線，見就業金卡相關說明。

常見問題（FAQ）

辦事處的代表人必須住在台灣嗎？ 商業發展署要求登記代表人及地址。代表人不一定要有台灣戶籍，但缺位或辦事處他遷不明時，主管機關得依第386條第3項限期處理，屆期得廢止登記。個案以承辦機關為準。

辦事處的代表人可以是日本人嗎？ 可以。代表人可以是外國人，提交護照影本並載明地址、簽名蓋章即可。但代表人在台工作的居留與工作許可，仍應依外籍人士相關規定另行確認。

辦事處可以聘用台灣員工嗎？ 辦事處可以作為投保單位僱用員工，但不等於具有完整的勞動合規能力。聘僱員工前應確認辦事處的法律地位是否足以作為雇主、相關勞動法規適用情形，建議由在台律師或勞工顧問確認。

辦事處什麼時候應該升級為分公司？ 這是業務規模與合規策略的個案判斷，涉及稅務、法律責任、客戶對象等多個面向，本文不代為建議。

申請需要多久？ 商業發展署的核准時間依案件複雜度和文件備齊程度而不同，本文未掌握官方現行標準工作天數，建議向商業發展署或代理事務所確認。

還在分入境、停留居留，還是設公司／工作時，先看從日本來台怎麼開始。本文為官方公告資料之一般性整理，不構成法律、稅務或投資建議。設立前應由台灣合格的律師或會計師依個案複核，並以商業發展署當日官方規定及實際審查結果為準。

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本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，發布前經 AI 覆核，未經逐篇人工覆核。內容僅供參考，實際規定、數字與可否申請請以文中列出的官方來源最新公告為準。